Gestire attività manutentive complesse significa coordinare processi, persone, documentazione e flussi informativi in modo continuo e strutturato. In questa intervista, AntonioSpinazzola, Project Manager di Tepor, racconta l’esperienza dell’azienda con FM360, dalla scelta della piattaforma fino alla gestione operativa quotidiana di commesse articolate come la convenzione quadro regionale.

Dalla gestione multistanza all’utilizzo del BIM come anagrafica evoluta, passando per l’app mobile e l’automazione dei flussi informativi, emerge il racconto di un sistema che ha accompagnato la crescita organizzativa dell’azienda, migliorando controllo, continuità operativa e capacità di governo delle attività.

Perché avete scelto FM360?

La scelta di FM360 è maturata in una fase di crescita dell’azienda in cui è diventato evidente che lo strumento utilizzato in precedenza non era più adeguato. Si trattava di un sistema rigido, composto da moduli separati e poco comunicanti, che non permettevano né personalizzazioni né un’evoluzione coerente con il nostro modello operativo.

Con FM360 abbiamo incontrato una piattaforma solida e immediatamente fruibile, capace di accogliere e rappresentare in modo più organico il nostro modo di lavorare. Questo ci ha consentito di affrontare la crescita non solo in termini di volume delle attività, ma soprattutto in termini di struttura, metodo e capacità di governo delle commesse complesse.

Cosa è cambiato concretamente nel lavoro quotidiano dei vostri team dopo l’adozione di FM360?

Nel lavoro quotidiano il cambiamento più evidente è stato una maggiore chiarezza dei processi e una migliore continuità operativa. FM360 ha reso possibile descrivere e orchestrare in modo ordinato flussi che in azienda esistevano da tempo, ma che prima risultavano difficili da governare all’interno di un sistema unico.

Questo ha migliorato il coordinamento tra ufficio e campo, ridotto le ambiguità operative e reso più semplice, per tutti i team coinvolti, avere una visione chiara dello stato delle attività, delle responsabilità e dei passaggi successivi.

Come vi ha aiutato FM360 nella gestione delle attività manutentive, sia programmate che su richiesta?

FM360 si è dimostrato particolarmente efficace nel supportare contesti caratterizzati da un’elevata complessità, dove convivono attività programmate con scadenze strutturate e interventi a richiesta con dinamiche variabili.

La possibilità di strutturare i flussi di lavoro e di affinarli nel tempo ha permesso di gestire entrambe le tipologie di attività in modo ordinato e controllabile, mantenendo una visione costante sull’avanzamento degli interventi e sullo storico, elemento fondamentale per una gestione consapevole della commessa.

Quanto incide l’utilizzo dell’app mobile FM360 sulle attività degli operatori in campo?

L’adozione di FM360 ha portato anche a una riflessione sugli strumenti di lavoro degli operatori, che ci ha spinto a dotare i manutentori di tablet. Questa scelta ha reso particolarmente efficace l’utilizzo dell’app mobile, permettendo agli operatori di accedere in modo immediato alle richieste, alla documentazione tecnica e alle informazioni sugli impianti direttamente sul campo.

Il risultato è stata una maggiore autonomia operativa, una migliore qualità delle informazioni raccolte e una continuità più fluida tra attività di coordinamento e operatività quotidiana.

Quali sono, secondo voi, i principali vantaggi in termini di efficienza e organizzazione ottenuti grazie alla piattaforma?

Uno dei principali vantaggi è stato poter lavorare su un sistema informativo strutturato e coerente, in cui dati, attività e documentazione sono allineati e facilmente consultabili.

In questo contesto, anche l’utilizzo del BIM come anagrafica evoluta ha assunto un ruolo importante: il modello non è solo una rappresentazione grafica, ma un contenitore di informazioni tecniche e storiche che supporta decisioni più consapevoli, riduce errori e rilavorazioni e contribuisce a una gestione più efficiente e sostenibile del patrimonio.

Se doveste consigliare FM360 a un’altra azienda del settore, cosa direste?

FM360 è una soluzione particolarmente adatta alle aziende che gestiscono commesse complesse e che sentono l’esigenza di strutturare meglio i propri processi. È una piattaforma che consente di crescere nel tempo, accompagnando l’organizzazione verso un maggiore controllo operativo, senza imporre modelli rigidi ma adattandosi naturalmente al contesto aziendale.

C’è un caso concreto in cui FM360 vi ha aiutato a risolvere rapidamente una criticità operativa?

Nel tempo si è rivelato particolarmente efficace l’utilizzo delle mail automatiche, configurate in modo mirato sui diversi processi operativi. La possibilità di personalizzare completamente i messaggi, sia nei contenuti sia nei momenti di invio, ha reso il flusso informativo più chiaro e tempestivo per tutte le figure coinvolte, dall’apertura della richiesta alla pianificazione degli interventi, fino alla gestione di preventivi e consuntivi.

Questo approccio ha semplificato in modo significativo la gestione delle criticità quotidiane: situazioni che prima richiedevano telefonate o solleciti manuali oggi vengono presidiate in modo naturale dal sistema, riducendo i tempi di reazione e il rischio di disallineamenti e contribuendo a mantenere l’operatività fluida e sotto controllo.

Qual era la situazione operativa prima dell’introduzione di FM360 nella gestione di una commessa articolata come la convenzione quadro regionale? Quali erano le principali criticità?

La commessa della convenzione quadro regionale è nata fin dall’inizio in un contesto tipico di una convenzione quadro regionale: molte amministrazioni aderenti, patrimoni diversi, contratti attivabili in momenti differenti e servizi di manutenzione eterogenei per natura e complessità. Sin dall’avvio era evidente che la vera sfida non riguardava il singolo intervento, ma la capacità di governare un modello distribuito mantenendo coerenza, tracciabilità e controllo.

Per questo FM360 è stato integrato fin dall’origine come strumento strutturale di governo della commessa. La necessità di gestire più adesioni alla stessa convenzione, ciascuna con propri contratti, budget, durate e specificità operative, ha portato allo sviluppo condiviso del concetto di multistanza.

La multistanza ha consentito di mantenere una visione unitaria della convenzione, garantendo al tempo stesso ambienti separati per ciascuna amministrazione, con dati, flussi e responsabilità chiaramente distinti. Questo approccio ha permesso di evitare fin dall’inizio una delle principali criticità potenziali delle convenzioni quadro: la sovrapposizione delle informazioni e la perdita di controllo tra contesti diversi.

In questo senso, FM360 non è stato uno strumento introdotto per correggere criticità pregresse, ma una scelta preventiva e consapevole che ha accompagnato la nascita della commessa, rendendo sostenibile nel tempo la gestione di una convenzione complessa come la 6001.